Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
Vereine sind gegenüber ihren Mitgliedern auskunfts- und rechenschaftspflichtig. Die zu erstellenden Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen werden auch für steuerliche Zwecke genutzt.
Die Aufzeichnung über die Ein- und Ausgaben des Vereins sollte in vier Bereichen erfolgen:
- ideeller Bereich,
- Vermögensverwaltung,
- Zweckbetrieb,
- wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.
Ideeller Bereich
Der ideelle Bereich umfasst alle Aktivitäten des normalen Vereinslebens wie Einnahmen aus Spenden und Mitgliedsbeiträgen. Diese Einnahmen unterliegen bei einem gemeinnützigen Verein grundsätzlich keiner Besteuerung. Auf der Ausgabenseite stehen Kosten wie die für die Einladung zur Mitgliederversammlung oder Kosten für die Erstellung des Jahresberichtes.
Vermögensverwaltung
Zu den Einnahmen aus Vermögensverwaltung gehören: Zinsen, Dividenden aus Spareinlagen, Wertpapieren oder Beteiligungen, Einahmen aus Vermietung und Verpachtung, Einnahmen aus dem Verkauf von Grundstücken. Einnahmen die der Vermögensverwaltung zuzuordnen sind, unterliegen nicht der Besteuerung. Ausnahme: Es wird eine Umsatzsteuer von 7 % erhoben.
Zweckbetrieb
Der Zweckbetrieb dient der Erfüllung des Vereinszweckes. Er ist von der Körperschaft- und Gewerbesteuer befreit. Zudem muss keine Umsatzsteuer gezahlt werden, wenn die Umsätze des Zweckbetriebes die Freigrenze von 16.620 € unterschreiten. Bei Überschreitung der Freigrenze (z. B. durch Basareinnahmen) wird auf die gesamten Umsätze eine Umsatzsteuer von 7 Prozent erhoben.
Typische Zweckbetriebe sind: Kinder-, Jugend- und Erziehungsheime, freie Schulen, Behindertenwerkstätten, kulturelle und sportliche Veranstaltungen, Alten- und Pflegeheime, Kindergärten oder berufsausbildende Vereine, kulturelle Einrichtungen.
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist eine selbstständige Tätigkeit, durch die Einnahmen erzielt werden. Eine Gewinnerzielungsabsicht ist nicht erforderlich. Die Einnahmen unterliegen dann der Besteuerung, wenn die Einnahmen die Freigrenze von ca. 35.000 € im Jahr übersteigen.
Einnahme-Überschuss-Rechnung
Die meisten Vereine erstellen jährlich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Hierbei werden alle Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt, die tatsächlich geflossen sind, noch nicht bezahlte Rechnungen oder noch nicht beim Verein eingegangene Forderungen bleiben unberücksichtigt.
Bilanzierung
Vereine, die eine bestimmte Größe erreichen und deren Jahresumsatz höher als 500.000 Euro oder deren Gewinn größer 30.000 Euro beträgt, erstellen eine Bilanz und erfassen neben den „geflossenen“ Ein- und Ausgaben auch ihre Forderungen und Verbindlichkeiten. Der Jahresabschuss umfasst dann sowohl die Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung.
Allgemeine Anforderungen an die Buchführung
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Frist einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.
Die Buchungen und sonstigen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Das gilt für den Verein einschließlich aller Abteilungen. Man spricht vom Vollständigkeitsgebot. Die Buchungen sind zeitnah durchzuführen. Für jede Buchung muss ein Beleg vorliegen, bei Bedarf muss ein Ersatzbeleg erstellt werde.
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Kommentare, Fragen und Ergänzungen erwünscht